| RACHUNKOWOŚĆ MAŁEJ FIRMY-dr B.SOWA |
12. Księgi rachunkowe, dowody księgowe, dokumenty inwentaryzacyjne i sprawozdania finansowe, zwane dalej także „zbiorami”, należy przechowywać w należyty sposób i chronić przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym rozpowszechnianiem, uszkodzeniem lub zniszczeniem.(Dokumentację firmy należy przechowywać. Najogólniej rzecz biorąc do czasu przedawnienia zobowiązań podatkowych.) Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera ochrona danych powinna polegać na stosowaniu odpornych na zagrożenia nośników danych, na doborze stosownych środków ochrony zewnętrznej, na systematycznym tworze- niu rezerwowych kopii zbiorów danych zapisanych na informatycznych nośnikach danych, pod warunkiem zapewnienia trwałości zapisu informacji systemu rachunkowości, przez czas nie krótszy od wymaganego do przechowywania ksiąg rachunkowych, oraz na zapewnieniu ochrony programów komputerowych i danych systemu informatycznego rachunkowości, poprzez stosowanie odpowiednich rozwiązań programowych i organizacyjnych, chroniących przed nieupoważnionym dostępem lub zniszczeniem. Rozpatrując okresy przechowywania dokumentów, szczególną uwagę należy zwrócić na zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe, gdyż - na podstawie art. 74 ust. 1 u.o.r. - podlegają one trwałemu przechowywaniu. Wątpliwości budzą możliwości techniczne wywiązania się z takiego obowiązku, niemniej jednak jednostka powinna dołożyć wszelkich starań, aby ustawowy zapis został spełniony. Pozostałe zbiory przechowuje się co najmniej przez okres: 1) księgi rachunkowe - 5 lat, 2) karty wynagrodzeń pracowników bądź ich odpowiedniki - przez okres wymaganego dostępu do tych informacji, wynikający z przepisów emerytalnych, rentowych oraz podatkowych, nie krócej jednak niż 5 lat, 3) dowody księgowe dotyczące wpływów ze sprzedaży detalicznej - do dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy, nie krócej jednak niż do dnia rozliczenia osób, którym powierzono składniki aktywów objęte sprzedażą detaliczną, 4) dowody księgowe dotyczące wieloletnich inwestycji rozpoczętych, pożyczek, kredytów oraz umów handlowych, roszczeń dochodzonych w postępowaniu cywilnym lub objętych postępowaniem karnym albo podatkowym - przez 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym operacje, transakcje i postępowanie zostały ostatecznie zakończone, spłacone, rozliczone lub przedawnione, 5) dokumentację przyjętego sposobu prowadzenia rachunkowości - przez okres nie krótszy od 5 lat od upływu jej ważności, 6) dokumenty dotyczące rękojmi i reklamacji - 1 rok po terminie upływu rękojmi lub rozliczeniu reklamacji, 7) dokumenty inwentaryzacyjne - 5 lat, 8) pozostałe dowody księgowe i dokumenty - 5 lat. Ustawa nakazuje więc przechowywanie dokumentów najczęściej przez okres 5 lat (z wyjątkiem sprawozdań finansowych!). Należy jednak pamiętać, że powyższe okresy przechowywania oblicza się od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dane zbiory dotyczą, np. dowody księgowe ze stycznia 2007 r. powinny być przechowywane do końca 2012 r. W praktyce ustawowy okres 5-letni oznacza więc często 6 lat. Terminy określone w ustawie o rachunkowości uzależnione są także od innych aktów prawnych regulujących poszczególne obszary działania jednostek. Okresy przechowywania dokumentów wynikają więc również z tych przepisów. Minimalny okres przechowywania przedmiotowych dokumentów wynosi: - dokumentacja nabycia komputera w 2000 r. - 5 lat od końca roku, w którym dokonano ostatniego odpisu amortyzacyjnego, tj. przy założeniu 30-proc. amortyzacji - do końca 2008 lub 2009 r., - dokumentacja inwestycji budowlanej rozpoczętej w 1965 r., zakończonej w 1970 r. - 5 lat od końca roku, w którym dokonano ostatniego odpisu amortyzacyjnego, tj. przy założeniu 2,5-proc. amortyzacji (budynek niemieszkalny) - do końca 2015 r., - umowa handlowa z 1994 r., rozliczona ostatecznie w 1998 r. - 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym została ostatecznie rozliczona, tj. do końca 2003 r., - lista wynagrodzeń z 1960 r. - 50 lat od dnia zakończenia pracy w jednostce przez wszystkie osoby figurujące na tej liście, - zatwierdzone sprawozdanie finansowe za 2002 r. - podlega trwałemu przechowywaniu, - plan kont z 2001 r., zaktualizowany od 2004 r. - 5 lat od upływu jego ważności, tj. do końca 2008 r. |